前些日子,我把王主任要的材料发到了他的信箱里,头儿很是满意,打回电话说活儿干得不错。冰雪儿来了精神,对着话筒喊道“开个会表彰宇飞吧”。王主任想了想说,那就等出差回去再说吧。冰雪儿却说:“听说Office XP支持远程联机会议,用一用?”王主任立刻说,“宇飞,你就好好研究一下那个联机会议,顺便在会上讨论一下本季度的工作计划安排吧”。
的确,在Office XP中有联机会议功能,用于召开远程会议,这是因为Windows NetMeeting集成在 Microsoft Office 中,实现不同地点的人实时共享和更改文档。也就是说,当一个 Office程序开始联机会议时,NetMeeting就在后台自动启动了,使与会人员可以共享文档的内容,并发送邮件、传送文件,以及在白板上工作等,很方便。
宇飞提示:联机会议分为会议主持人和参与人,参与人要拥有一个微软MSN Messager账号。会议主持人是惟一控制共享文档的人,所有参加人都可以在各自的屏幕上看到共享文档。
安排联机会议的方法是,打开会议共享文档,执行[工具]→[联机协作]→[现在开会]命令。首次启动联机会议时,会提示从“目录”下的“服务器名”列表中选择目录服务器,选择微软的“Microsoft Internet 目录”服务就可以了。NetMeeting自动连接服务器,并进入用户选择界面(如图1)。
图1
建立了一个联机会议后,点击与会者名称即可向其发出邀请。作为被呼叫参加会议的人员,会收到一个邀请参加联机会议的消息,当您接受邀请时,“联机会议”工具栏和要共享的文档就出现在屏幕上了。图2就是与会者的联机会议文档界面,在这里可以看到会议主持人修改文档的动作。
图2
宇飞提示:在联机会议期间,一次只能有一个人更改文档,但如果主持人在更改文档,多个用户可以闲谈或使用白板。
那么如何在联机会议中修改文档呢?主持人在会议开始时控制着共享文档,并决定参加人何时可以更改文档。如果要让参加人控制和更改共享文档,可以在“联机会议”工具栏上,单击[允许他人编辑]按钮,并在“NetMeeting”对话框中单击[确定]按钮。此时就可以通知参加人单击“控制”菜单上的“请求控制”命令,并在请求控制对话框中单击[接受]按钮。
在联机会议中除了可以共享编辑文档外,还可以进行“闲谈”。只有联机会议的主持人能够打开闲谈功能,单击“联机会议”工具栏中的[显示闲谈窗口]按钮,即可打开闲谈窗口(如图3),在“消息”中输入文字,消息即显示在对方的屏幕上。
图3
在会议中还可以打开“白板”进行文本、图像的演示。白板是NetMeeting 中的一种功能,它可以打开一个独立的窗口,联机会议参与者可在该窗口中键入文本、绘制图形、复制、粘贴和删除对象以及突出显示或指向文本和图形等。在“联机会议”工具栏单击[显示白板]按钮,即可进入白板窗口(如图4),现在可以自由进行绘图、录入文字的操作了,在白板窗口左侧提供有丰富的功能按钮可供选择。
图4
预先安排联机会议,首先要打开共享文档,点击[工具]→[联机协作]→[现在开会],然后在打开的Outlook联机会议页面中填写的联机会议内容(如图5)并选择要使用的选项,单击[发送]。
图5
联机会议的主持人是惟一可以结束会议的人,在“联机会议”工具栏上,单击[结束会议]按钮就可以断开会议了。同时系统会自动关闭NetMeeting,返回到单机操作状态。
宇飞小结:Office联机会议可以有效地实现异地之间文档的远程共享、修改、讨论,借助NetMeeting强大的技术,可以使文档远程共享成为可能,而且实时交流,使讨论更加方便。
看来这一次是要把这篇日记发给王主任了,否则他是绝对搞不明白如何召开联机会议的,嘿嘿,先让他学几天,要不一开表彰会,冰雪儿一准让我请客:)。
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