在Word中高效率应用表格的选择录入功能 -pc6资讯

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在Word中高效率应用表格的选择录入功能 时间：2004/10/8 15:30:00来源：本站整理作者：蓝点我要评论(1)

　　年终岁末，每个办公室都少不了上报一些报表什么的，年年如此。故如何高效率地、正确地输入变成了大家追求的目标。在一些表格的项目中一定会有非此即彼的输入项，如果将这些项目设计成下拉列表就会大大提高输入的速度和正确性，今天笔者就和大家一起来探讨一下这方面的技巧。

　　一、在Word中设置“下拉型窗体域”，实现表格的选择性录入方式

　　在这里我们还是举个例子来说明我们的设计思路吧！比如，要上报一份“2003年计算中心上机情况统计表”，在这个表格中如职称、上机课程等几项是要反复重复输入的，那不妨将它设置成选择性下拉列表式输入方式，只要一点单元格，就会出现一个下拉列表，在列表中选择要输入的项就可以了。如图1所示为此表的一部分。

图1 2003年计算机中心上机情况汇总表

　　要实现上面如图所示的效果需要进行如下设置。

　　第一步：设计表格

　　先打开一个Word文档，在其中根据需要先设计好表格。可以先将一些不能用下拉输入的单元格先行输入。

　　第二步：插入下拉型窗体域

　　下拉型窗体域是比较常用的窗体域类型。这种类型的窗体域通常用于非此即彼的选择场合。我们设计的这个表格，在“职称、上机课程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗体域，用户在填写表单时可以直接点击鼠标选定，不必进行输入，省去了重复输入的麻烦。

　　具体方法：将鼠标移到指定位置，比如上机课程下面的单元格，点“视图→工具栏→窗体”，弹出“窗体”工具栏，点“下拉型窗体域”按钮，如图2所示。

图2窗体工具栏

　　窗体域插入后，单元格中会显示出一个带有灰色阴影的小方块(在按下“窗体域底纹”按钮的情况下才会显示阴影)。窗体域底纹只在屏幕上显示，用于提醒用户该域的具体位置，并不会被打印出来。双击插入的窗体域，系统弹出“下拉型窗体域选项”对话框。在“下拉项”的框格内添加下拉菜单中的选项。添加的步骤是：首先在“下拉项”项目中输入需要添加的第一个列表项，并单击“添加”按钮(或按回车键)，然后依次输入其余列表项。所有列表项添加完毕后，可以通过向上↑、向下↓这2个“移动”按钮改变列表项的排列顺序。选中“启用下拉列表”项，点“确定”按钮即可，如图3所示。

图3设计下拉项