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彻底清除Word文档批注

时间：2004/10/15 1:05:00来源：本站整理作者：蓝点我要评论(0)

　　　Word的批注功能非常强大，特别是文档必须由多个用户协作完成时，或者文档必须经过编辑→审阅→再修改→审阅等多道工序时，充分运用Word的批注功能更是带来许多方便。另一方面，当文档的最终版本定稿之后，我们往往要清除所有的批注。清除批注较简单的办法是使用Word的查找/替换功能，步骤如下：

　　㈠ 点击“格式”工具栏上的“隐藏/显示”按钮，显示出隐藏的文字。或者，选择Word菜单“工具”→“选项”，进入“视图”选项卡，选中“格式标记”下面的“隐藏文字”或“全部”选项。

　　㈡ 按Ctrl+H键，显示出查找和替换对话框的“替换”选项卡。

　　㈢ 在“查找内容”一栏输入“^a”（不含引号），表示要查找批注引用标记。

　　㈣ 保持“替换为”输入框空白。

　　㈤ 点击“全部替换”按钮，如图一。

图一

　　在Word 97/2000中，上述操作通常已经足以清除所有的批注了。但对于Word 2002，这种办法无效，因为Word 2002不再支持“^a”这个标记。不过不必担心，Word 2002还有更简单的办法，操作步骤如下：

　　　▲　确保“审阅”工具栏已经显示。如果没有，则选择菜单“视图”→“工具栏”→“审阅”。

　　　▲　点击“审阅”工具栏上“拒绝所选修订”旁边的向下的三角，Word显示出一系列选项。

　　　▲　选择“删除文档中的所有批注”，如图二。

图二

　　遗憾的是，有的文档中批注很复杂，上面两种办法都不能彻底清除干净所有的批注。特别地，如果你启用了跟踪文档改动的功能，文档已被审阅多次，部分批注已由跟踪文档改动功能记录，部分批注却没有被跟踪文档改动功能记录，这时要靠上面两种办法来彻底清除所有批注就更加困难了。如果你也偶尔遇到这个问题，或者经常要彻底清除文档的所有批注，那就应该考虑用一个简单的Word宏来清除文档。

　　下面给出了两个Word宏，两者功能完全一样，但代码略有不同，适用的Word版本也不同。

　　第一个宏，适用于Word 97/2000/2002：

Sub RemoveComments1()

' 清除当前文档的所有批注

' ActiveDocument代表当前活动的（正在查看的）文档

' Comments是一个集合对象，其中包含文档的所有批注

For Each cmt In ActiveDocument.Comments

' 对于Comments集合里面的每一个对象（即每一个批注）

' 执行其Delete命令就可以把该对象代表的批注删除

cmt.Delete

Next

End Sub

　　第二个宏仅适用于Word 2002：

Sub RemoveComments2()

' 执行DeleteAllComments命令清除文档的所有批注

ActiveDocument.DeleteAllComments

End Sub

　　不管是哪一个版本的Word，定义宏的步骤都差不多。以Word 2000为例，定义宏的步骤是：

　　1、按Alt+F11键打开Visual Basic编辑器。

　　2、输入Word宏的内容，如图三。你可以根据自己的Word版本选用一个宏。

　　3、点击Visual Basic编辑器工具栏上的“保存Norlmal”按钮（图标为软盘的按钮）。

　　4、按Alt+F4关闭Visual Basic编辑器。

图三

　　以后，你只要运行一下刚才创建的宏，就可以彻底清除Word文档的批注。如果你经常要运行这个宏，最好为它做一个工具栏按钮。以Word 2002为例，具体步骤如下：

　　1、选择菜单“工具”→“自定义”，转到“命令”页，如图四。

图四

　　2、在“类别”列表中选择“宏”，在“命令”列表中选择RemoveComments1（或者RemoveComments2）。

　　3、将RemoveComments1拖到工具栏的适当位置，放开鼠标键，工具栏上出现以宏的名字命名的按钮。

　　4、右击该按钮（不要关闭图四的“自定义”对话框），显示出按钮的定制菜单，如图五。为该按钮取一个适当的名字，例如“删除批注”，编辑好按钮名字后按Enter键确认改名。如有必要，可以为该按钮指定一个图标，然后将显示方式改为“图标与文字”。

图五

　　以后，只要点击工具栏上的“删除批注”按钮，就可以立即彻底地清除当前文档中的所有批注，非常方便。

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