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三拳出击：E-mail群发迎刃而解

时间：2004/10/15 1:26:00来源：本站整理作者：蓝点我要评论(0)

    随着时代的变迁，现在已经很少有人再用真正的信纸写信了。网络的普及使电子邮件（E－mail）加快了取代原始信件的速度。作为办公族，尤其是整天坐在电脑旁边的很多人，每天要处理很多E－mail。尤其是公司内部的通知或给客户的信函，每次都要群发，看起来麻烦，其实很简单，不信您往下看。?


    电子邮件在日常办公中是经常使用的联络通信工具，我们经常需要将同一封电子邮件发给多个人，比如邀请函、产品简介、通知等，难道一个一个的发送？发送时选择收件人也是个问题。下面介绍在Outlook、Foxmail、亿虎E－mail邮差三个常用软件中，如何轻松解决邮件的群发问题。


    第一拳：在Outlook 2002群发邮件


    Outlook2002是Office2002中的一员，可以收发与管理电子邮件，另外还具有日历、活动和会议安排等功能。在Outlook2002中实现群发邮件操作如下：


    创建通讯组列表


    启动Outlook2002，单击“文件”菜单命令，从其下拉菜单中选择“新建”命令，然后单击“通讯组列表”项，打开“通讯组列表”设置窗口（如图1）。或者单击“新建”按钮右边的小箭头，然后选择“通讯组列表”项。





    在“通讯组列表”中，可以根据自己的工作需要分门别类地建立新的通讯组列表，比如“公司营销人员”，也可以建立别的如：“公司员工”、“公司领导”、“重要客户”等，这样群发邮件时便于查找。如果需要对通讯组列表加以标示，可以在附注添加说明文字。


    在通讯组列表中添加成员


    单击“选择成员”按钮，弹出“选择成员”设置窗口（如图2）。在这个窗口中，可以通过以下几种方法添加联系人：⑴如果已经在Outlook建立了联系人名单，可以从“名称”下面的列表框中，选择需要的联系人，然后单击右边的“成员（B）→”按钮，就可以将联系人添加到“公司营销人员”通讯组列表。⑵如果没有建立联系人，可以单击下面的“新建”按钮，在打开的“添加新地址”窗口中，予以添加新的联系人。添加完毕后，单击“确定”按钮，名为“公司营销人员”的通讯组列表就建立起来了（如图3）。








    建立别的通讯组列表时，重复以上操作。


    群发邮件


    当需要群发邮件的时候，单击工具栏上的“新建”按钮，然后选择“邮件”命令，打开“邮件”窗口。在新邮件窗口中，单击“收件人”按钮，在弹出的“选择姓名”窗口中，从“名称”列表中，将“公司营销人员”的通讯组列表添加到“收件人”中（如图4）。编辑好邮件后，就可以将邮件发送给通讯组列表中的成员了（如图5）。








    第二拳：使用Foxmail群发邮件


    使用Foxmail群发邮件的操作和Outlook有很多相似之处，具体操作方法如下：


    创建组


    启动Foxmail，单击工具栏上的“地址簿”按钮，或者执行“工具→地址簿”菜单命令，打开“地址簿”窗口（如图6）。选择“地址簿”中的某个文件夹，单击“地址簿”工具栏上的“新建组”按钮或者执行“文件→新建组”菜单命令，打开“邮件组”设置窗口，比如我们新建一个“公司营销人员”组（如图7）。








    添加成员


    在“邮件组”设置窗口，单击“增加”按钮，打开“选择地址”窗口，可以从窗口中的成员列表框中选择需要的联系人，单击“添加”按钮，然后单击“确定”就可以将已有的联系人添加在“公司营销人员”组中（如图8）。





    如果在Foxmail没有输入联系人，我们可以单击“新建”按钮，增加新的联系人。也可以将Outlook中的联系人资料导入Foxmail中，可以大大方便资料的管理。操作方法：在“地址簿”窗口中，单击工具栏上的“工具”菜单命令，然后选择“导入→MS Outlook 联系人”菜单命令，在弹出的“向导”窗口中，选择必要的联系人字段，单击“确定”按钮就可以将Outlook中的联系人导入Foxmail中（如图9）。在从Outlook导入联系人资料时，会出现一个关于是否允许导入的窗口，选择“是”选项。





    群发电子邮件


    当需要群发邮件的时候，在收件人的地址栏选择相应的组就可以了。也可以在地址簿中选择相应的组，然后单击鼠标右键，从快捷菜单中，选择“写邮件”，就可以打开新的邮件窗口，并将组添加到收件人地址栏中。


    第三拳：利用亿虎E-mail邮差群发邮件


    亿虎E-mail邮差（下载地址 http://www.skycn.com/soft/6226.html， 软件大小：643KB）是一个简单、实用的邮件群发程序,由于内置了SMTP 服务器，因此不需要其他SMTP 服务器中转，可以将邮件直接发送到每个收件人信箱，适合于经常大批量发送邮件的网络营销及电子商务领域。其内置1～512可调节线程数，发送线程是指同时可并发邮件数，但使用时线程数必须根据自己的上网带宽进行合理设置。


    进行相关信息设置


    下载安装完毕后，启动亿虎E-mail邮差（如图10）。单击工具栏上的“查看”菜单命令，然后选择“选项”命令，打开“选项”设置窗口。在选项设置窗口中，要填入一些必要的信息如默认发件人地址、默认发送人姓名、同时启动线程数等，在“DNS域名解析服务器”中要测试DNS服务器是否有效，如果无效，可以单击其后面的按钮，从弹出的“国内域名解析服务器DNS分布表”选择正确的域名解析服务器。填写正确后，单击“确定”按钮。





    导入收件人地址列表


    需要群发邮件时，单击主窗口中的“收件人”按钮，然后单击工具栏上的“导入”按钮，将弹出“导入”收件人地址的窗口。


    亿虎E-mail邮差只能导入“*.evr、*.esh、*.esn、*.txt”等类型的地址文件，前面的几种类型都是亿虎系列软件的地址文件类型，我们选择“*.txt”格式，即文本格式的地址文件，比如打开“公司营销人员”地址文件（如图11）。





    如果需要编辑“*.txt”格式地址文件，可以使用记事本、写字板、Word等字处理软件，然后将文件保存为“*.txt”格式，群发时导入这个文本文件。亿虎E-mail邮差“*.txt”地址文件的格式是：<收件人地址><收件人姓名> <说明>，比如要输入一个电子邮件地址，其格式为：wangxiang169@163.com 王兰富 重要客户，各个电子邮件地址之间，要分行而列（如图12）。根据自己的需要，可以建立多个地址文件。





    群发邮件


    导入相应的邮件地址后，单击“邮件内容”按钮，在邮件内容窗口中，填写相应的邮件内容，还可以通过“邮件附件”窗口，添加附件。邮件编辑完毕后，单击工具栏上的“开始”按钮，所有电子邮件就可以快速地发送出去了。

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