巧用邮件合并功能从重复劳动中解脱 -pc6资讯

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巧用邮件合并功能从重复劳动中解脱 时间：2004/10/15 2:53:00来源：本站整理作者：蓝点我要评论(0)

　　在实际工作中，经常会遇到这种情况：需要处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化。比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书等等。如果是一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的。当然也可以留出空儿来，打印完成后用手工填写，那就更显得水平太低了。

　　有没有什么办法来减少重复工作，提高效率呢？答案是肯定的，你可以使用Word提供的邮件合并功能。别着急，邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它的意思是先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息。合成后的文件你可以保存为Word文档，可以打印出来，当然也可以以邮件形式发出去。真有这么神奇吗？接下来我就以打印齐鲁大学2003年录取通知书为例，看一下Word XP中邮件合并功能是如何使用的。

　　1.运行Word XP新建一个文档，执行“工具”——“信函与邮件”——“邮件合并向导”。在出现的“邮件合并”窗口中选择文档类型为“信函”，如图1所示，然后单击“下一步”。

　　2.在“选择开始文档”窗口中，如果使用已有的文件，那就选择“从现有文档开始”然后选择并打开相关文档，如果从新编写那就选中“使用当前文档”前的复选框，然后单击“下一步”进入第三步操作。

　　3.在“选择收件人”窗口中选中“键入新列表”前的复选框，然后点击“创建”按钮编辑数据源。在弹出的“新建地址列表”窗口中，点击“自定义”按钮，为数据源创建合适的项目。因为一份录取通知书中需要变化的内容一般包括姓名、系或专业的名称、报到日期等，所以在“自定义地址列表”窗口中可以通过使用“添加”和“删除”按钮将数据源的项目改成“姓名”、“系”、“专业”、“日期”这四个适合要求的域名，如图2所示。确定后返回前一窗口，输入被录取的学生的信息，如图3所示。输入完毕后，保存并关闭数据源，然后单击“下一步”，进入主文档的编辑。

　　4.在第四步“撰写信函”中，在Word的编辑区输入各份通知书共有的内容，在需要输入姓名、系名称、专业名称和报到日期处，就通过点击“其他项目”按钮，激活“插入合并域”窗口，并选择其中合适的项目，点击“插入”按钮，将其插入文档，如图4所示。和其他的文字编辑一样，你可以随意设置修改段落格式、字体、字号等等。