Excel97使用技巧42招
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Excel97是一个全能的电子表格，它功能强大、操作方便，除了可以快速地生成、格式化各种表格外，还可以对表格中的数据完成很多数据库功能(虽说Office 2000已经推出，但是这么短时间内使用的人毕竟还是少数)。下面向你介绍使用Excel97的方法技巧。
1.快速启动Excel97
2.快速查找工作薄
3.在工作时自动保存工作簿
4.快速切换工作薄
5.利用模板创建工作薄
6.快速移动或复制单元格
7.快速修改单元格式次序
8.快速选取包含公式的单元格
9.快速清除单元格的内容
10.采用“记忆式输入”
11.快速输入重复数据
12.用“自动更正”快速输入
13.用“拖放复制”快速输入
14.用下拉列表快速输入数据
15.用“复制粘贴”快速输入
16.用快捷键插入函数的参数
17.自动切换输入法
18.快速删除空行
19.快速切换工作表
20.快速打印工作表
21.快速插入Word表格 22.快速创建工具栏
23.快速获取帮助
24.使用快捷菜单
25.带口令保存工作薄
26.将工作簿保存到FTP节点
27.快速链接网上的数据
28.用“超级链接”跳转到其它文件
29.使用“宏”功能
30.快速退出Excel97
31.巧用IF函数
32.累加小技巧
33.使Excel个性化
34.怎样保护表格中的数据
35.打印技巧
36.解方程组的技巧
37.用VBA(编程)保护Excel文档
38.“语音字段”功能
39.克隆Excel表格数据
40.Excel 中的批处理
41.Excel 的样式功能
42.Excel 单元格填充1.快速启动Excel97
若你日常工作中要经常使用Excel97，可以在启动Win98时启动它，设置方法:(1)启动“我的电脑”，进入Windows目录，依照路径“Start Menu\Programs\启动”来打开“启动”文件夹;(2)打开Excel97所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时Excel97的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Win98就可快速启动Excel97了。
若Win98已启动 ，你可用以下方法快速启动Excel97。方法一:双击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一Excel97工作薄即可。方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Excel97应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式，启动时只需单击其快捷方式即可。
2.快速查找工作薄
你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为:(1)单击工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替;(2)在“文本属性”编辑框中，输入想要搜寻的文字，最好是你认为是唯一的单词或短语，以便搜寻更容易成功;(3)选择“开始查找”即可。在找到满足条件的文件前，“打开”对话框的状态栏都会显示“找到了0个文件”的信息，你应该耐心等待，只有当“打开”按钮由灰化状态变成可用状态时，才表明搜寻结束。
3.在工作时自动保存工作簿
其方法为:(1)单击“工具”菜单中的“自动保存”命令，如果“工具”菜单中没有“自动保存”命令，必须单击“工具”菜单中的“加载宏”命令来安装“自动保存”宏;(2)选中“自动保存时间间隔”复选框;(3)在“分钟”框中，输入希望 Microsoft Excel 自动保存工作簿的时间间隔;(4)选择所需的其他选项按回车键即可。
4.快速切换工作薄
对于较少的工作薄切换，可单击工作薄所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作进行切换，用“窗口”菜单最方便。“窗口”菜单的底部列出了已打开工作薄的名字，要直接切换到一个工作薄，可以从“窗口”菜单选择它的名字即可。“窗口”菜单最多能列出9个工作薄，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“多窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作薄名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。
5.利用模板创建工作薄
模板是一个用来作为创建其它工作薄的框架形式，利用它可以快速地创建相似的工作薄。创建模板方法为:(1)打开一个要作为模板的工作薄;(2)选择“文件”菜单中“另存为”命令，打开“另存为”对话框;(3)在“文件名”框中输入模板的名字，从“保存类型”列表中选定“模板(*.xlt)”选项，这时“保存位置”会自动切换到默认的模板文件夹TEMPLETE文件夹;(4)在“保存位置”中选择“电子表格模板”文件夹，单击“保存”即可。这样，你就可以根据该模板快速创建新工作薄了。
6.快速移动或复制单元格
先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。
7.快速修改单元格式次序
在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。
8.快速选取包含公式的单元格
有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒注意不能在此输入数据。你可以以下面的方法快速选取:选择“编辑”/“定位”，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“公式”项，按“确定”按钮即可。
9.快速清除单元格的内容
先选定该单元格,然后按Delete键。但是你仅是删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格,可用以下方法:(1)选定想要清除的单元格或单元格范围;(2)选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单;(3)选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。当然,你还可以选定单元格后单击鼠标右键,从快捷菜单中单击“清除内容”命令。对于不要的单元格,可选择“编辑”菜单中的“删除”命令删除它。还可用鼠标操作,以删除C列单元格为例,先选择C列,然后按住Shift键,拖动位于列旁的“填充柄”向左一列,选择区变成灰色阴影后松开鼠标,该列即被删除。
10.采用“记忆式输入”
创建一个电子表格时,往往需要在一个工作表中的某一列输入相同数值,这时采用“记忆式输入”会帮你很大的忙。如在职称统计表中要多次输入“助理工程师”,当第一次输入后,第二次又要输入这些文字时,只需要在编辑框中输入“助”字,Excel 97会用“助”字与这一列所有的内容相匹配,若“助”字与该列已有的录入项相符,则Excel 97会将剩下的“助理工程师”四字自动填入。
可以按下列方法设置“记忆式输入”:选择“工具”中的“选项”命令,然后选择“选项”对话框中的“编辑”选项卡,选中其中的“记忆式键入”即可。
11.快速输入重复数据
选定清单中任意单元格，选择“数据” * “记录单”，即可使用Excel的记录单增加、编辑、删除以及搜索清单中的数据。在增加新行数据时，如果某项数据与前一行重复，可以使用Ctrl+Shift+”快捷键进行快速复制，而不必重复输入。
12.用“自动更正”快速输入
使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误,也可能把一段经常使用的文字定义为一条短语,当输入该条短语时,“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。你也可以定义自己的“自动更正”项目:(1)选择“工具”中的“自动更正”命令;(2) 在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语“爱好者”,在“替换为”框中键入要替换的内容“广大计算机爱好者”;(3)单击“添加”按钮,将该项目添加到项目列表中,单击“确定”退出。以后只要输入“爱好者”,则整个名称就会输到表格中。
13.用“拖放复制”快速输入
当表格中有连续的几个单元格中都是相同的数据,这时用鼠标的“拖放复制”可以大大加快输入数据。如输入“工程师”,首先移动鼠标指针到有“工程师”单元格的边框上,按下左键并拖到要移动的位置,按下Ctrl键,再松开左键,即可将“工程师”复制到该单元格中。
14.用下拉列表快速输入数据
如果你希望减少手工录入的工作量，可以用下拉表来实现。创建下拉列表方法为:
(1)选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域;
(2)选择菜单“数据”/“有效数据”，从有效数据对话框中选择“设置标签”;
(3)在“许可”下拉列表中选择“序列”;
(4)点击“来源”栏右侧的小图标，将打开一个新的“有效数据”小对话框;
(5)在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据，项目和项目之间用逗号隔开，比如输入“工程师，助工工程师，技术员”，然后回车。注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框;
(6)单击“确定”即可。
15.用“复制粘贴”快速输入当表中输入相同数据时,可以用“复制粘贴”来实现。如复制“工程师”,首先选择有“工程师”的单元格,其次从“编辑”菜单中选择“复制”命令或单击常用工具栏中的“复制”,再选择目标单元格,最后从“编辑”菜单选择“粘贴”或者单击常用工具栏中的“粘贴”按钮即可。
16.用快捷键插入函数的参数
如果知道所要作用函数的名字，但又记不清它的所有格式，你可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。具体方法是:在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按Ctrl+A键，Excel则自动进行“函数指南-——步骤2之2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法非常有用。
17.自动切换输入法
在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，你可以用以下方法实现自动切换。方法是:
(1)打开所用的中文输入法，再选中需要输入中文的单元格区域;
(2)打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮;
(3)选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭(英文模式);
(4)单击“确定”按钮。这样，用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。
18.快速删除空行
有时为了删除Excel工作薄中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。你可以利用“自动筛选”功能来简单实现。先在表中插入新的一行(全空)，然后选择表中所有的行，选择“数据”/“筛选”/“自动筛选”。在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，选择“编辑”/“删除行”，然后按“确定”即可。所有的空行将被删去。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
19.快速切换工作表
按Ctrl+PageUp组合键可激活前一个工作表，按Ctrl+PageDown组合键可激活后一个工作表。你还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。
20.快速打印工作表
若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印，会出现“打印”对话框让你选择，程序繁锁。若要跳过该对话框，你可以单击“常用”工具栏上的“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮，Excel将使用“选定工作表”选项打印。
21.快速插入Word表格
Excel可以处理Word 表格中列出的数据，你可用以下方法快速插入Word表格:(1)打开Word表格所在的文件;(2)打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域;(3)选中Word中的表格;(4)按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。
22.快速创建工具栏
通过工具栏你可以快速地访问常用的命令或自定义的宏，你可以根据需要快速创建自己的工具栏。方法为:单击“工具”菜单中的“自定义”命令，选择“工具栏”选项卡，单击“新建”按钮，输入“新建工具栏”名称，并单击“确定”。这时新建工具栏出现在窗口，你就可以用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，该按钮就会在此“落户”。若在拖动时按着Ctrl键，则会将按钮复制过来。注意:不能将按钮拖到“自定义”对话框或工作表中，否则该按钮将会被删除。
23.快速获取帮助
对于工具栏或屏幕区，你只需按组合键Shift+F1，然后用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就会弹出一个帮助窗口，上面会告诉该元素的详细帮助信息。
24.使用快捷菜单
快捷菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它可以大为提高效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右键即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令即可。
25.带口令保存工作薄
若需要为工作薄保密，你可以在保存时为其设置一个口令，以防止非法打开或修改。其操作方法为:
(1)若是首次保存，从“文件”菜单中选择“保存”命令，否则从“文件”菜单中选择“另存为”命令;
(2)在“保存位置”框中，选择希望保存工作簿的驱动器和文件夹;
(3)在“文件名”框中键入工作簿名称，若已保存过不需要重新输入;
(4)单击“选项”按钮，在“打开权限密码”和“修改权限密码”框中输入口令，单击“确定”按钮;
(5)在“确认密码”对话框中重新输入口令并按回车键;(6)单击“保存”按钮。
26.将工作簿保存到FTP节点
在将工作簿保存到 FTP 节点之前，必须要该 FTP 节点添加到 Internet 节点的列表中，且必须有向该节点保存文件的权限。其保存方法为:(１)单击“文件”菜单中的“另存为”命令;(２)在“保存位置”框中单击“Internet 位置(FTP)”选项;(３)在 FTP 节点的列表中，双击所需节点，然后在节点中双击所需的地址;(４)在“文件名”框中，键入工作簿的名称;(５)单击“保存”按钮。
27.快速链接网上的数据
你可以用以下方法快速建立与网上工作薄中数据的链接:
(1)打开Internet上含有需要链接数据的工作薄，并在工作薄选定数据，然后单击“编辑”菜单的“复制”命令;
(2)打开需要创建链接的Excel97工作薄，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格;
(3)单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。若你想在创建链接时不打开Internet工作薄，可单击需要链接处的单元格，然后键入(=)和URL地址及工作位置，如:=http://www.Js.com/[file1.xls]sheet1!A1。
28.用“超级链接”跳转到其它文件
用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若你要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。
29.使用“宏”功能
在工作中我们经常要输入大量重复而又琐碎的数据,有了“宏”,你就可以记录命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。记录一个宏可以用以下步骤:先选中单元格,再选择“工具”中“宏”的“录制新宏”命令,然后再进行各方面操作即可。
30.快速退出Excel97
单击Excel97窗口右上角的“关闭”按钮即可。
以上方法可以使Excel工作时事半功倍,你不妨一试。
31.巧用IF函数
1．设有一工作表，C1单元格的计算公式为：=A1／B1，当A1、B1单元格没有输入数据时，C1单元格会出现“＃DIV／0！”的错误信息。这不仅破坏了屏幕显示的美观，特别是在报表打印时出现“＃DIV／0！”的信息更不是用户所希望的。此时，可用IF函数将C1单元格的计算公式更改为： =IF（B1=0，″″，A1／B1）。这样，只有当B1单元格的值是非零时，C1单元格的值才按A1／B1进行计算更新，从而有效地避免了上述情况的出现。
2．设有C2单元格的计算公式为： =A2＋B2，当A2、B2没有输入数值时，C2出现的结果是“0”，同样，利用IF函数把C2单元格的计算公式更改如下：=IF（AND（A2=″″，B2=″″） ，″″，A2＋B2）。这样，如果A2与B2单元格均没有输入数值时，C2单元格就不进行A2＋B2的计算更新，也就不会出现“0”值的提示。
3．设C3单元格存放学生成绩的数据， D3单元格根据C3（学员成绩）情况给出相应的“及格”、“不及格”的信息。可用IF条件函数实现D3单元格的自动填充，D3的计算公式为：=IF（C3＜60，″不及格″，″及格″）。
32.累加小技巧
我们在工作中常常需要在已有数值的单元格中再增加或减去另一个数。一般是在计算器中计算后再覆盖原有的数据。这样操作起来很不方便。这里有一个小技巧，可以有效地简化老式的工作过程。1.创建一个宏：
选择Excel选单下的“工具→宏→录制新宏”选项；
宏名为：MyMacro；
快捷键为:Ctrl＋Shift＋J(只要不和 Excel本身的快捷键重名就行)；
保存在:个人宏工作簿(可以在所有 Excel 工作簿中使用)。
2.用鼠标选择“停止录入”工具栏中的方块，停止录入宏。
3.选择Excel选单下的“工具→宏→Visual Basic 编辑器”选项。
4.在“Visual Basic编辑器”左上角的VBA Project中用鼠标双击VBAProject(Personal.xls)打开“模块→Module1”。
注意：你的模块可能不是Module1 ,也许是Module2、Module3。
5.在右侧的代码窗口中将Personal.xls－Module1(Code)中的代码更改为：
Sub MyMacro( )
OldValue = Val(ActiveCell.Value )
InputValue = InputBox(“输入数值，负数前输入减号”,“小小计算器”)
ActiveCell.Value = Val(OldValue ＋ InputValue)
End Sub
6.关闭Visual Basic编辑器。
编辑完毕， 你可以试试刚刚编辑的宏， 按下Shift＋Ctrl＋J键，输入数值并按下“确定”键。(这段代码只提供了加减运算，借以抛砖引玉。)33.使Excel个性化
（一）命令和按钮的增删
Excel的选单命令和工具栏上的按钮可以用拖动法进行增删。
1．增删选单命令
单击Excel“工具”选单下的“自定义”命令，打开其中的“命令”选项卡，在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的选单类别。如果是增加选单命令，你只需在右侧的“命令”格内进行选择，将其拖至对应的选单项，选单自动打开并出现一黑线后，将其插入黑线指示的位置，在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除选单命令，只须打开选单选中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。也可在该示意图打开的情况下，打开选单单击右键，选择需要删除的命令，选中快捷选单中的“删除”命令即可。
2．增删工具栏按钮
由于工具栏长度有限，增加按钮之前最好先删除不需要的按钮。方法是，先按前述方法打开“命令”选项卡，再将选单下的工具栏中不需要的按钮拖到“命令”框，该按钮就会在工具栏中消失。也可先打开“自定义”对话框，在需要删除的按钮上单击鼠标右键，选择快捷选单中的“删除”命令即可。
删除后，你就可以选中“命令”框中要增加的按钮，将其拖到工具栏，插入竖直黑线指示的位置。
（二）、调整命令和按钮
1．选单命令
如果觉得经过增删后的选单命令位置不合适，可按以下方法调整：单击“工具”选单下的“自定义” 命令打开对话框，然后按住Alt键，打开选单，用鼠标选中想移动位置的命令，当命令四周出现一个黑框，鼠标指针头部有一个矩形块时按住鼠标拖动，当移动到黑线指示的位置松开鼠标即可。
2．工具栏按钮
工具栏按钮可直接用鼠标拖动的方法调整位置。 方法是：先按住Alt键，再用鼠标按住想移动位置的按钮，采用与选单命令相似的方法移动即可。
（三）、修改按钮图标
若想使自己的Excel看起来与众不同，可用以下方法修改按钮图标：
1．用系统图标替换
打开“自定义” 对话框， 在需要删除的按钮上单击鼠标右键，打开快捷选单并选“更改按钮图标”，在系统提供的42个图标中选一个单击，则原来的图标被替换。
2．自行编辑图标
先打开“自定义”对话框，再用鼠标右键单击要编辑的按钮，在弹出的快捷选单中选择“编辑按钮图标”命令，就会弹出“按钮编辑器”对话框。在此对话框中既可以对当前图标进行编辑，也可以自己再画一个。
3．粘贴其它按钮
其它按钮的来源有两个。一是利用工具软件将获得的图标放到剪贴板中，打开“自定义”对话框后用鼠标右键单击要替换的按钮，在弹出的快捷选单中选择“粘贴按钮图标”命令即可。二是将Office 97的其它组件（如Word 97）的按钮放到剪贴板中待用。
以PowerPoint 97为例， 可以在当前工具栏中右击鼠标，选中你需要寻找图标的工具栏放到屏幕上。然后打开“自定义”对话框，用鼠标右键单击你需要的按钮，在弹出的对话框中选择“复制按钮图标”。再按上面介绍的方法粘贴即可。
（四）、修改选单或按钮名称
打开“自定义”对话框后，用鼠标右键单击欲更改名称的按钮或选单，可见弹出的快捷选单的“命名”后有一输入框，可供你修改选单或按钮名称，只须在框内单击并输入新名称即可。
（五）、恢复修改
如果对修改不满意，可按以下方法恢复：打开“自定义”对话框中的“工具栏”选项卡，选中左边“工具栏”下要恢复的对象，单击“重新设置”按钮并在弹出的对话框中单击“确定”即可。
34.怎样保护表格中的数据
假设要实现在合计项和小计项不能输入数据，由公式自动计算。
首先，输入文字及数字，在合计项F4至F7单元格中依次输入公式：=SUM (B4∶E4) 、=SUM(B5∶E5)、=SUM(B6∶E6)、=SUM(B7∶E7)，在小计项B8至F8单元格中依次输入公式：=SUM(B4∶B7) 、=SUM(C4∶C7)、=SUM(D4∶D7)、=SUM(E4∶E7)、=SUM(F4∶F7) 。在默认情况下，整个表格的单元格都是锁定的，但是，由于工作表没有被保护，因此锁定不起作用。
选取单元格A1∶F8，点击“格式→单元格”选单，选择“保护”选项，消除锁定复选框前的对勾，单击确定。然后，再选取单元格F4∶F7和B8∶F8，点击“格式→单元格”选单，选择“保护”选项，使锁定复选框选中，单击确定，这样，就把这些单元格锁定了。接着，点击“工具→保护→保护工作表”选单，这时，会要求你输入密码，输入两次相同的密码后，点击确定，工作表就被保护起来了，单元格的锁定也就生效了。今后，可以放心地输入数据而不必担心破坏公式。如果要修改公式，则点击“工具→保护→撤消保护工作表”选单，这时，会要求你输入密码，输入正确的密码后，就可任意修改公式了。
35.打印技巧
(一)、设置打印标题
当Excel工作表中的数据超过一页长时， 无论是预览还是打印，工作表中的列标题只出现在第一页上，而其它页上的数据都没有列标题，这给阅读带来极大的不方便。解决这一问题的方法为：
1.选取“文件”选单下的“页面设置”选项。
2.在弹出的“页面设置”对话框中选择“工作表”标签。
3.在“打印标题”下方，单击“顶端标题行”对话框右下角的“折叠对话框”按钮，然后在工作表中从将要作为标题的列中选择一个或多个单元格，再次单击该按钮。或直接在“顶端标题行”对话框中输入行地址如＄1: ＄1，单击“确定”按钮。通过预览你
会发现，标志列数据的列标题出现在所有其他页中。
(二)、调整页面布局
对一个包含的数据内容既长又宽的工作表，Excel 默认的打印顺序是“先列后行”，通过选择不同的打印顺序可确定哪种顺序是我们所需要的。具体做法为：
1.选取“文件”选单下的“页面设置”选项。
2.在弹出的“页面设置”对话框中选择“工作表”标签。
3.单击“打印顺序”下的“先行后列”选项按钮，单击“确定”按钮，即可以将工作表的打印顺序设置为自上而下的方式。
(三)、改变打印比例
通常， Excel在打印数据内容超过一页宽的工作表时，总是先打印工作表的左半部分，再打印右半部分。如何让所有列在一页中打印出来呢？方法有两种：
方法一：
选取“视图”选单的“分页预览”选项。把鼠标指向垂直分页符，当鼠标指针变成双向箭头时，将垂直分页符拖至最右一列的右边，垂直分页符将被重新设置，所有的列均可在一列中显示。
方法二：
选取“文件”选单下的“页面设置”选项。在弹出的“页面设置”对话框中选择“页面”标签，调整“缩放”下的缩放比例为适当的百分比，可以得到与方法一同样的效果。
(四)、设定打印区域
在实际工作中，往往只需要将工作表中的一个或几个区域的数据打印出来，如何打印选定区域的数据呢？做法如下：
1.选择工作表中要打印的一个区域（如果想要选择多个区域，可按下Ctrl键，再选择其他区域）。
2.选取“文件”选单下的“打印区域”子选单中的“设置打印区域”命令。这样，在打印时只打印工作表中选定区域的数据。
36.解方程组的技巧
如果有这样一个方程：x3＋cos(x)－10=0，你该怎样求解呢？找来一大堆数学手册，再动用函数计算器，花费半天时间，还不一定能得出准确结果。而当你面对如下方程组时：
x2＋y/2－12cos(z)=12
8sin(x)＋5y－2z=8
3x－12y＋8z=3
是不是找来一大堆算法和编程的书，一行一行地写程序，敲入电脑，再调试运行？ 其实，你所要做的并没有这么复杂，你只需有一个Excel就足够了。
(一)、解单变量方程
我们先来求一下上面的方程：x3＋cos(x) －10=0 。首先，在一张工作表上定义一个单元格（如A1）做变量x 。定义方法是：先选定单元格A1，然后选择选单栏中的“插入→名称” 选项，再选择“定义”，在名称框中填入变量名称“x”，按“确定”按钮 即可。
双击另一个单元格（如A2），然后填入公式“=x^3＋cos（x）－10 ”。选“工具”选单栏中的“单变量求解”选项，在“目标单元”格填“A2”，可变单元格填“A1”，按“确定”按钮，在单元格“A1”中即出现了方程的解x=2.195708（见图：tx4.jpg）， 简单吧。
(二)、解多元方程组
现在，让我们试着来解上面的那个方程组。按照同样的方法，先在一张表上定义三个单元格（如A1、B1、C1）作为变量x、y、z。接着在另外三个单元格（如A2、A3、A4）中分别填入公式“=x^2＋y/2－12cos(z) ”、“ =8sin(x)＋5y－2z”、“= 3x－12y＋ 8z”。然后选“工具”的“规划求解”选项。
如果你的工具选单中没有这个“规划求解”选项，你就需要自己安装一下。在“工具”选单中，单击“加载宏”命令。如果在“加载宏”对话框中，没有列出“规划求解”项，请单击“浏览”按钮，选定 Solver.xla ，加载宏的驱动器、文件夹和文件名，通常位于 Library\Solver 文件夹下。如果找不到文件，请运行“安装”程序。
在“加载宏”对话框中，选定“规划求解”复选框。好了，你可以使用了（注意：在“加载宏”对话框中选定的加载宏在被删除之前一直保持激活状态）。
在弹出的窗口中，在“目标单元”格填空格，目标值任意，可变单元格填“x,y,z”（以逗号间隔） 。在“约束条件”格填“A2=12”、“A3=8”、“A4=3”。最后按求解按钮----结果出来了。
用这种方法可以求解任意元的方程组。 只要你的计算机内存足够大、CPU足够快，一切都没问题。笔者曾在一台内存仅8M的575上求解过一个9元的方程组，不但没有求出结果，反而死机了----内存太小。37.用VBA(编程)保护Excel文档
VBA（Visual Basic for Application）是Excel应用程序中功能非常强大的编程语言，为了规范不同的用户对Excel应用程序的访问能力，需要对Excel文档及有关的数据进行有效的保护， 这里根据自己及同行们的体会，从以下二个方面介绍用VBA编程法实现对Excel文档的保护。
对工作簿的保护
1.利用VBA中Workbook对象的SaveAs方法实现对工作簿的保护， 下面就对SaveAs有 关的参量作一介绍：
Filename：该字符串表示要保存的文件名。 可包含完整路径。 如果不指定路径，Microsoft Excel 将文件保存到当前文件夹。
FileFormat： 可选，文件的保存格式。
Password ：为一个区分大小写的字符串（不超过15个字符） ，用于指定文件的保护密码。
WriteResPassword： 该字符串表示文件的写保护密码。 如果文件保存时带有密码，但打开文件时不输入密码，则该文件以只读模式打开。
ReadOnlyRecommended ：如果为True则在打开文件时显示一条信息，提示该文件以只读模式打开。
下例就是在Excel应用程序中添加一工作簿，将工作簿按常规文件格式存为“C:\pj\obj\经济评价.xls”文件，并给该文件指定保护密码“12”以及写保护密码“23”。
Sub 保护工作簿（）
NewWorkbook = Workbooks.add
NewWorkbook.SaveAs FileName: ="C: \pj\obj\经济评价.xls", FileFormat: =
XlNormal,Password:="12",WriteResPassword:=″23″
End sub
2.利用VBA中Workbook对象的Protect方法对工作簿的结构和窗口进行保护，Workbook对象的Protect方法带有以下三个参量：
Password： 为加在工作表或工作簿上区分大小写的密码字符串。 如果省略本参数，不用密码就可以取消对该工作簿的保护。否则，取消对该工作表或工作簿的保护时必须提供该密码。如果忘记了密码，就无法取消对该工作表或工作簿的保护。最好在安全的 地方保存一份密码及其对应文档名的列表。
Structure： 若为True则保护工作簿结构（工作簿中工作表的相对位置）。默认值为False。
Windows 若为True则保护工作簿窗口。
下例就是对一名为“经济评价.xls”的工作簿实现“结构”和“窗口”保护：
Sub 保护工作簿（）
Workbooks （″经济评价″） .Protect Password: ="1234", Structure: =True,
Windows:=True
End sub
Workbook对象的Unprotect方法用于取消对工作簿的保护。Unprotect方法只有一个参量，就是保护工作表时所用的口令。
3.对工作簿进行隐藏保护，可使他人无法看到其对应的窗口。操作方法如下：
在VBA中使用Workbook对象下面的Windows对象的Visible属性对工作簿进行隐藏和取消隐藏，Visible属性的值可取“True”和“False”两种。
下面程序代码完成对工作簿“book.xls”的隐藏：
Sub 隐藏工作簿（）
Workbooks("book").Activate
ActiveWindow.Visible = False
End sub
或：
Sub 隐藏工作簿（）
Workbooks("book").Windows（1）.Visible=False
End sub
对工作表的保护
1．对工作表实现口令保护利用VBA调用Worksheet对象的Protect方法对工作表进行保护，Protect带有以下参量：
Password 用于保护工作表的口令。
Drawingobjects 若为True，则对工作表中的Drawingobjects对象进行保护,缺省值为True。
Contents 若为True，则对单元格内容进行保护，缺省值为True。
下面程序代码完成对工作表“基础数据表”的保护：
Sub 保护工作表（）
Worksheets（″基础数据表″）.Protect Password:="1234"
End sub
2．对工作表实现隐藏保护，使他人无法看到工作表：
利用VBA设置Worksheet对象的Visible属性来隐藏工作表；Visible属性的值为以下三个值中的一个：
True 工作表为显示状态。
False 工作表为隐藏状态。
XlVerHidden 工作表为隐藏状态，且用户不能通过“取消隐藏”对话框将其改为显示状态。当Visible的值为XlVerHidden时，只能利用VBA将其重新设置为True。
Sub 隐藏工作表（）
Worksheets("基础数据表").Visible=False
End sub
38.“语音字段”功能
在日常的工作表中，常会遇到一些生僻的字(如“邗”)，影响了对表中内容的理解。Excel97为我们很好地解决了该问题，它增加了“语音字段”这一功能，你可以为这些生僻的字加上拼音注释。
1插入语音字段 你可以选择“插入”中“语音字段”命令来为“邗”字加语音字段，具体操作为：(1)选中“邗”字所在的单元格，双击该单元格，进入编辑状态；(2)将光标定位在“邗”字之前，选择“插入”中“语音字段”命令，“邗”字变为绿色，在该字上方出现一个小框，在框中输入字的拼音：han2，其中2代表阳平；(3)按两次回车键，以确认拼音的输入。
2显示/隐藏语音字段 添加拼音后，拼音并不显示。采用以下方法可显示拼音：(1)选择欲显示拼音的单元格；(2)选择“格式”菜单中的“语音信息”，按下“显示语音字段”，左侧的图标处于凹下状态即可。重复以上步骤就可隐藏语音字段。
3编辑语音字段 你可以按插入语音字段的操作方式进入编辑。选择欲更改拼音的单元格，再按下“插入”菜单的“语音字段”，然后更改拼音，按两次回车键确认更改。若语音字段所在单元格正处于编辑状态，你可以用Alt＋Shift＋上箭头或下箭头组合键在拼音和单元格中移动光标。
4改变语音信息的字体 (1)选择欲更改语音字体的单元格；(2)选择“格式\语音信息\定义”命令；(3)在字体列表框中选择要更改的字体，在“大小”的列表框中选择字体大小。另外，你还可以按下“字体设置…”按钮来改变拼音样式、颜色及添加字符的特殊效果等。
39.克隆Excel表格数据
1 克隆Excel表格
在实际工作中应用的表格数据具有不同的特点，比如：一个表格的某一列数据与另一表格的数据相同；一个表格的某一行（列）数据相同；一个表格的某一行（列）数据呈等差(1、3、5、7、9)等特点；这数据的输入当然可以直接输入，但如果使用克隆功能可以大大提高数据输入效率和数据的准确性。
2 克隆Excel表格数据的方式
数据的克隆可以在表格单元纵横两个方向上进行，在横的方向上，可以向右克隆，即用最左边的单元内容向右复制；也可以向左克隆，即用最右的单元内容向左复制。在纵的方向上，可以向下克隆，即用最上面的单元内容向下复制；可以向上克隆，即用最下面的单元内容向上复制。
其克隆方式有四种：1、相同数据的克隆
2、有特点数据的克隆
3、自定义序列的克隆
4、工作表间的克隆3 “克隆”Excel表格数据的操作过程
1、相同数据的克隆
首先确定克隆数据的范围；其次打开顶行菜单的编辑项，点击“填充”→选择克隆的方向。
2、序列数据的克隆
在同列不同行输入连续的数据或等比、等差数据。首先确定克隆的范围输入第一数据，其次打开顶行菜单编辑项→填充→序列；在图2中选择适合目标的选项。
3、自定义序列的克隆
Excel已定义了部分序列，但是实际工作中需要序列可能不存在，比如上级单位下属单位名称，这时需要自定义序列。
自定义序列的操作步骤：首先打开顶行菜单工具项，选项→自定义序列→在右边的文本框中输入定义的序列。
4、工作表间的克隆
如果把当前工作表的内容复制到其他工作表中，操作步骤如下：首先确定同组工作表，按住“Ctrl”键同时点击其他工作表，这样就建立了同组坐标；其次打开顶行菜单编辑项，填充→至同组工作表→有全部、内容、格式三个选项，可任意选取。
40.Excel 中的批处理
对于在办公室工作的职员来讲，日常工作多是搜集、整理、计算数据，并将其结果直观图形化并附以文字说明，Excel可以称得上是帮助我们处理这方面事务的“专家里手”。笔者在工作实践中总结出多项Excel的“批处理”功能，简单实用，可以成倍提高工作效率。
1、工作簿的“批处理”
(1)打开多个工作簿：在“文件”菜单中选择“打开文件……”，按住“Shift"键或“Ctrl" 键并配以鼠标操作，在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，然后按“确定”按钮，就可以一次打开多个工作簿。
(2)关闭所有打开工作簿而不退出Excel：按下“Shift"键并在“文件”菜单中选择“关闭所有文件”，如无修改则工作簿被立即关闭；如果有未保存的修改，系统询问是否要保存 修改。
2、工作表的“批处理”
按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理，笔者仅举几例进行说明。
(1)在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作。
(2)在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同的页面模式。
(3)通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作。
(4)通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作。
(5)在“工具”菜单中选择“选项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性。
(6)选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。
3、单元格的“批处理”
(1)"批量”调整列宽或行高。
对于相邻的多列，在其列标号处用鼠标选中整列，并将鼠标移至选中区域内，单击右键弹出快捷菜单，进行多列的插入与删除操作；将鼠标移至选中区域内任何一列的列标号
处，当鼠标变成十字形时，按下左键并拖动，则将选中所有列的宽度调成相同的尺寸。此时双击右键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸，以和每列中输入最多内容的单元格相匹配。行的操作与上述列的操作基本相同。对于不相邻的多列，先按下“Ctrl"键并配合鼠标左键单点或按下左键并拖动的操作，选中整列，并将鼠标移至选中的区域内任何一列的列标号处，当鼠标变成十字形时，按下左键并拖动，则将选中所有列的宽度调成相同尺寸，而此时双击右键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸。行的操作与上述列的操作基本相同。
(2)"批量”设定格式
通过按下“Ctrl"键并配合鼠标左键单击或按下左键并拖动的操作选择不连续单元格，或者通过按下鼠标左键并拖动选择连续单元格，将鼠标移至选中的任何区域内，单击左键弹出快捷菜单，选择其中的“单元格格式……”一项进行“批量”设定单元格格式，或者利用“格式”工具条上的图标进行格式设定。
(3)"批量”输入
众所周知，在相邻单元格中输入相同的内容可以通过复制来实现。对于不相邻单元格中输入相同的内容除通过复制粘贴来实现外，还可以采取如下快捷方法实现：先按下“Ctrl"键并配合鼠标左键单点或按下左键并拖动的操作，选中所有要输入相同内容的单元格式，然后键入要输入内容，按下“Ctrl"键之后按“Enter"键，即可完成操作。
(4)"批量”求和
在Excel上工作时，对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外， 对于连续区域求和可以采取如下方法：假定求和的连续区域为m×n的矩阵型，并且此区域的右边一列和下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以同时两者均选中，单击“常用”工具条上的“Σ”图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成了求和公式，并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格，求和公式不会产生错误。
根据以上介绍，相信大家还能总结出许多对工作簿、工作表、单元格进行“批处理”的方法，来提高我们的工作效率。
41. Excel 的样式功能
众所周知，Word具有定义样式的功能，我们可利用它快速的为文本定义字体、字号、字间距、颜色、文字对齐方式等格式内容，深受广大用户的欢迎。其实Excel与Word一样也提供有样式功能，我们同样可利用它快速对某个工作簿的数字格式、对齐方式、字体字号、颜色、边框、图案、保护等内容进行设置。
（一）、利用样式功能快速定义工作簿格式1. 选定需要定义格式的工作簿范围。
2. 执行“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框。
3. 从“样式名”列表框中选择合适的“样式”种类。
4. 从“样式包括”列表框中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容。
5. 单击“确定”按钮，关闭“样式”对话框，Excel工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化，从而满足了用户快速、大批定义格式的要求。（二）、增加新的样式或修改已有样式的内容
1. 执行“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框。
2. 在“样式名”列表框输入新建样式的名称（用户若拟对老样式进行修改则应从“样式名”列表框中选择需要修改的样式）。
3. 单击“更改”按钮，打开所示的“单元格格式”对话框。
4. 利用“单元格格式”对话框中的数字、对齐、字体、边框、图案、保护等选项卡对该种样式的各项具体格式进行适当调整。
5. 连续单击两次“确定”按钮，关闭所有对话框。
这样我们就完成了新增（或修改）指定样式具体内容的步骤，此后我们就可以利用这些新增或修改了的样式快速对Excel工作簿的格式进行修改了。（三）、从其他工作簿中复制样式
除可对已有的样式进行修改及自定义所需的样式之外，Excel还允许我们将某个工作簿所包含的样式拷贝到其它工作簿中使用，以进一步扩大样式的使用范围，具体步骤为：1. 打开包含有需要复制样式的源工作簿及目标工作簿。
2. 执行“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框。
3. 单击“合并”按钮，打开如图3所示的“合并样式”对话框。
4. 在“合并样式来源”框中选择包含有要复制样式的源工作簿并单击“确定”按钮，源工作簿中所包含的一切样式就会拷贝到目标工作簿中（对于同名的样式，系统将会要求用户选择是否覆盖），然后我们就可以在目标工作簿中直接加以使用了，从而免去了重复定义之苦。从上面的介绍中可以看出，利用Excel的样式功能快速定义工作簿的格式是非常方便的，广大用户应充分加以利用。
42.Excel 单元格填充
1）填充相同数据
可以在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，操作方法是：
1．同时选中需要填充数据的单元格，若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中。
2．输入要填充的某个数据，按住Ctrl键的同时，按回车键，刚才选中的所有单元格同时填入该数据。
（2）一次填充多张工作表
如果想一次填充多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴操作，可采用以下方法：
1．选中需要填充相同数据的工作表。方法是：若要选中多张相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住Shift键后单击最后一张工作表标签；若要选中多张不相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住Ctrl键后单击要选中的其它工作表标签。
2．在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有选定工作表的相应单元格会填入同一数据。
（3）快速重复填充
如果同一列的几个相邻单元格需要填充相同的文本或文本与数字混合的内容（第一个字必须为文本）。可以采用以下方法：
1．在已填充单元格的下一单元格继续输入，只要你输入的头一两个字符与其上方单元格中的相同，Excel 97就会自动显示其余的部分。
2．回车表示接受。否则，可继续输入其它内容，修改Excel 97自动完成的部分。若没有这一功能，可将“工具→选项”对话框下“编辑”选项卡中的“记忆式键入”项选中。
（4）选择填充
如果同一列的若干单元格需要填充前面紧邻区域已输入过的内容（文本或文本与数字混合，纯数字不行）。可以采用以下方法：
1．让光标停留在需要填充的单元格。按Alt＋↓键打开本列已填充内容列表（见图1）。或者用鼠标右键单击需要填充的单元格，选择快捷选单中的“选择列表”命令，打开图1列表。
图1
2．用鼠标单击内容列表中需要填充的内容，它就被填入内容列表上方的单元格。
如果要在某一区域内使用公式进行计算，可在输入公式后，按住Ctrl键并回车，实现对该区域快速填充公式。
（5）行或列内的复制填充
如果要在同一行或列内复制数据，可按以下方法进行操作：
1．选中包含被复制原始数据的单元格区域。
2．将光标移至已选中区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下左键沿行或列拖动。拖过所有需要填充的单元格后松开鼠标。
3．若被复制数据是数字或日期，可能会以序列方式填充而不是复制。所以，最好按下Ctrl键再进行拖动。
注意：被填充区域内的原有数据或公式均被覆盖。
（6）快速重复填充
如果要填充的数据与活动单元格上方或右侧的数据相同，可用以下方法快速重复填充：
1．按Ctrl＋D键，可将活动单元格上方的数据填充进来。
2．按Ctrl＋R键，可将活动单元格左侧的数据填充进来。
（7）双击序列填充
适用于填充列左侧有完整数据列的情况，可用于排名次。填充方法是：
1．若要输入数字序列，可在填充列中输入两三个数字，全部选中后双击填充柄。则产生的序列会自动向下填充，直到左侧数据列的空白单元格处为止。
2．若要输入含数字的文本序列（如“第1名”、“1个”之类），可在填充列的起始单元格中输入序列初始值（如“第1名”、“1个”），将其选中后双击填充柄（见图2）。则产生的序列会自动向下填充，也是到左侧数据列的空白单元格处结束。
图2
（8）快速移动填充
使用此法可将一块数据区域移动到工作表中的任意位置，操作方法是：
1．选中需要移动的数据区域。
2．按下Shift键，再将鼠标移到数据区域的边界。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间Excel 97会提示数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。同理，按下Ctrl键，可将一块数据区域复制到工作表中的任意位置。
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